Acum douăzeci de ani, Erin O'Hara Meyer lucra ca secretară, tastând cât de repede putea să țină pasul cu un șef exigent care îi cerea, de asemenea, să facă cafeaua de dimineață, să-i programeze toate întâlnirile și să-și ducă hainele la uscat. curățători.


În zilele noastre, O'Hara Meyer este președintele Administrației de excelență, o firmă națională de instruire și consultanță specializată în dezvoltarea personală și profesională a profesioniștilor administrativi. La un moment dat, toți profesioniștii din domeniul administrativ / de asistență ar fi fost numiți secretari și chiar și cei mai experimentați au fost de obicei păstrați în afara rolurilor de conducere. Dar acum peisajul s-a schimbat, iar profesioniștii administrativi cu experiență pot deveni manageri de birou, care se ocupă de tot ce este necesar pentru a menține compania. Deși descrierea exactă a postului se modifică cu fiecare angajator, sarcinile pot include instruirea personalului în cele mai recente programe software, efectuarea de interviuri sau încetarea angajaților, echilibrarea bugetului și gestionarea sarcinilor de salarizare.

„Am parcurs un drum lung”, spune O'Hara Meyer. „Și încă evoluăm, ne schimbăm, dar pe măsură ce lumea corporativă se schimbă, tot așa [facem] rolurile și îndatoririle.”

„Managerii de birou sunt adesea cei care se adresează multor probleme, atât profesionale, cât și personale”, spune ea. „Nu este neobișnuit ca un OM să fie consilier, supraveghetor, mentor, părinte și Ann Landers s-au transformat într-unul singur. OM sunt unul dintre cei mai critici și vizibili angajați, deoarece slujba lor atinge aproape fiecare aspect al afacerii. Prin urmare, adesea determină tonul și cultura organizației numai prin eforturile lor. '

În cei 25 de ani de activitate, Marni Hockenberg și Lissa Weimelt, proprietari ai The Hiring Experts, au văzut, de asemenea, evoluția.


„Rolul managerului de birou s-a schimbat dramatic”, spune Hockenberg. „Au trecut vremurile de mesager și supraveghetor al sarcinilor. Managerul de birou de astăzi trebuie să gândească și să acționeze ca un generator de venituri. Un manager de birou eficient trebuie să fie aliniat ferm cu echipa de conducere, dar să fie accesibil pentru a asculta ideile și sugestiile subordonaților. Colectarea de informații, crearea de soluții, prezentarea și implementarea planurilor de acțiune sunt abilități pe care un manager de birou trebuie să le demonstreze în mod constant. '

Aptitudini necesare


Managerii de birouri joacă un rol integral în multe companii. Weimelt spune că managerii de birouri trebuie să „gândească” pentru a fi parteneri cu directorii care conduc companiile de astăzi.

„Valoarea managerului de birou este ideile lor care economisesc costuri, măresc profiturile, ajută clienții în mod direct sau îi motivează pe angajați să crească profiturile companiei”, spune ea.


Jim Lynch, director executiv al Asociației managerilor profesioniști de birou, spune că următoarele trăsături sunt esențiale pentru a deveni un manager de birou de succes:

  • Competență cu programele tehnice actuale:Aceasta include MS Word, Excel, Access, administrare Web etc. Este, de asemenea, important să înțelegeți sistemele de telefonie sofisticate, centrele și echipamentele de copiere, software-ul de fax, copiile de rezervă ale computerelor, telefoanele mobile și PDA-urile.
  • Cunoașterea resurselor umane:Acest lucru este deosebit de important în birourile mai mici sau emergente, unde managerii de birouri trebuie să rămână la curent cu legile, reglementările, siguranța și / sau prevederile din industrie și pot fi prima oprire a procesului de interviu pentru mulți angajați.
  • Abilități de management de proiect:Abilitatea de a gestiona proiecte speciale, cum ar fi proiectarea de birouri sau mutarea de birouri, este o necesitate. Managerul de birou ar putea fi singura persoană care cunoaște toate aspectele unor astfel de proiecte, permițându-i să identifice economiile de costuri și să minimizeze întreruperea altor lucrători.

Un manager de birou cu orice alt nume

În timp ce atribuțiile au evoluat și descrierile posturilor s-au schimbat, titlurile variază foarte mult pentru aceste funcții, în funcție de tipul organizației, spune Lynch.

„Birourile mici și mijlocii care nu sunt suficient de mari pentru a avea resurse umane separate, tehnologia informației și departamentele contractante vor avea adesea pe cineva responsabil pentru gestionarea biroului”, spune Lynch. „Administrarea biroului este o clasificare largă a posturilor și unele birouri mai mici pot împărți atribuțiile unui manager de birou printre numeroși angajați administrativi. Titlul „manager de birou„ nu este uniform de la o companie la alta ”.


Titlurile pentru acest rol includ specialist în administrație, manager de servicii administrative și vicepreședinte de operațiuni.

Mai multe informatii

Consultați aceste site-uri web pentru a afla mai multe despre carierele managerului de birou:

Pentru mai multe informații și sfaturi care să vă ajute să vă avansați în carieră administrativă, consultați toate sfaturile noastre pentru profesioniștii administratori.