„Administratorii noștri sunt linii de viață care ne alimentează cele mai vitale informații și ne păstrează responsabilitățile și resursele coordonate”, spune Marc Wright, fondator și director al Martinez & Wright Homeownership Partners din Los Angeles. „Dacă ne transmit mesaje neclare sau inexacte, vom ajunge ca prânzul altcuiva”.


Având în vedere că e-mailul este modul preferat de comunicare în afaceri și responsabilitatea sporită este acordată asistenților administrativi, abilitățile de scriere bune sunt o necesitate pentru angajații eficienți, productivi și valoroși.

„În aceste perioade competitive, toată lumea trebuie să poată împărtăși informații rapid și cu o acuratețe deplină”, spune Wright. Întrucât angajații companiei folosesc foarte mult e-mailul și mesageria instantanee, comunicarea eficientă în scris este esențială.

„Dacă [administratorii noștri] nu sunt la fața locului cu comunicările către părți externe, ne vor expune la acțiuni în justiție sau ne vor compromite poziția de negociere”, spune el. „Ați putea spune că trăim și murim prin două lucruri: sprijinul administratorilor noștri și rapiditatea și acuratețea comunicării scrise a fiecărui membru al echipei noastre”.

Pentru a vă asigura că aveți lucruri de „scriere”, urmați aceste sfaturi de laSteve Peha, un antrenor de scriere cu sediul în Chapel Hill, Carolina de Nord:


  • Folosiți fontul potrivit:Majoritatea fonturilor implicite, cum ar fi Times și Arial, sunt greu de citit pe ecran. „Puteți reduce greșelile greșite trecând la Verdana”, sugerează Peha. „A fost conceput special pentru a fi citit pe un monitor de computer.” Dacă compania dvs. necesită un anumit font, compuneți textul în Verdana și apoi schimbați fonturile chiar înainte de tipărire.

  • Faceți-l personal:„Scrierea în afaceri pare mult mai dezamăgitoare acum datorită e-mailului”, spune Allison Heartinger, fost asistent executiv în Dallas. „Chiar și e-mailurile mele oficiale păreau mai vorbărețe decât scrisorile oficiale de odinioară. Mergeam întotdeauna pe acea linie fină între a fi prea dezinvolt sau prea sever.

    Pentru a vă asigura că nu greșiți de ambele părți ale ecuației, Peha sugerează să vă imaginați cum ar fi să vă citiți documentele și să vă gândiți dacă voi (sau persoana pentru care scrieți) ați spune aceste cuvinte. „Mulți oameni cred în mod eronat că comunicarea de afaceri ar trebui să fie impersonală”, spune Peha. - Dar asta este o rețetă pentru a nu fi citit.

  • Citiți-l și culegeți:Pare evident, dar majoritatea oamenilor nu își corectează e-mailurile și acest lucru te poate face să arăți leneș. Cuvintele lipsă și greșelile de scriere sunt o scuză ușoară pentru ca oamenii să nu vă ia în serios.

    „Citește-ți lucrările cu voce tare”, sfătuiește Peha. „Nu veți surprinde doar greșelile de greșeală și erorile gramaticale, dar veți putea spune dacă tonul este pe țintă.

    SFAT DE BONUS: Verificatorul ortografic nu este prietenul tău. De exemplu, va trece peste omonime. Bazează-te pe el pe propriul tău pericol.

  • Evitați afacerile vorbite:„Expresiile de stoc cum ar fi„ pentru cine ar putea să ne intereseze ”și„ ne-a atras atenția ”sunt opriri, pentru că din punct de vedere psihologic vrem să citim materiale care au legătură cu noi”, notează Peha. „Expresiile de acest gen trimit de obicei un mesaj impersonal.” Dacă utilizați acești termeni, aruncați-i. Veți găsi adesea că puteți scrie întreaga propoziție fără fraza.

    SFAT DE BONUS: Deseori scriem mult când scriem formal, totuși propozițiile mai scurte sunt mai ușor de înțeles. Dacă propoziția dvs. are mai mult de trei părți sau 20 de cuvinte, probabil că o puteți reduce.

  • Citiți-l ușor:Will Getter trebuie să scrie o mulțime de brief-uri pentru managerii de proiect de la IDEO din Palo Alto, California. „De obicei, timpul lor este foarte limitat, deci cu cât e-mailurile mele sunt mai concise, complete, clare și cuprinzătoare, cu atât vor fi mai informați”, spune el.

    Aceasta este o strategie bună. „Majoritatea oamenilor nu citesc documente de afaceri la fel cum citesc cărțile - vor desconsidera”, spune Peha. „Deci, titlurile, gloanțele, numerele și alte modalități de a indica conținutul piesei fac mai probabil ca informațiile dvs. să fie citite.”

Deci, pe măsură ce comunicați la locul de muncă, urmați aceste sfaturi. Acestea nu vă vor ajuta doar să creați documente mai eficiente - vă vor spori și șansele de succes profesional.

Pentru mai multe informații și sfaturi care să vă ajute să vă avansați în carieră administrativă, consultați toate sfaturile noastre pentru profesioniștii administratori.